关于做好2011届毕业生档案移交、分装、转递工作的通知

各学院、各相关部门：

为做好2011届毕业生档案转递工作，2011届毕业生档案将于6月13日——18日开始移交、分装。请各学院及相关部门将本部门需装档材料按照要求交往档案馆。

具体如下：

一、 各类毕业生装档材料整理移交工作由各学院牵头，专人负责。各学院办公室、学工办、党总支分别整理好相关材料，以学院、班级、学号分类排序后统一移交档案馆装档；（为使此项工作有序顺利进行，请各院系按照时间表安排进行移交、装档。）

各学院、各处室移交毕业生各类装档材料时，须附相应的移交清单两份，经双方接收人员核实无误，双方签字并留存。（接收档案材料时按照移交表和移交清单的顺序清点复核，复核清楚后签字、验收、装档（移交表、移交清单见附件：毕业生装档材料移交表）。

二、 毕业生档案内装材料内容包括：

（1）学生高中高考档案（由档案馆整理后装入）

（2）高校毕业生登记表（由各学院整理后交档案馆）

（3）学籍表一份（由各学院整理、盖章后交档案馆。学籍表要求打印规范、整齐，必须有照片。）

（4）学生成绩档案表2份（由各学院整理盖章、教务处盖章后交档案馆，分别装入学生个人档案和档案馆存档）

（5）实习实训登记册（由各学院整理、经教务处盖章后交档案馆）

（6）学生党员组织关系档案（由各学院支部整理、装袋密封后交档案馆装入学生挡案。密封前请认真审核毕业生党员材料，确认材料完整、准确。封口可加盖院系总支印章。正面注明：姓名，学院班级，学号末尾2位）

（7）学生获奖登记表（由各学院整理后交档案馆）

①三好学生登记表

②优秀学生干部登记表

③学生单项奖获奖登记表

④学生获奖学金登记表

⑤其它

（8）违纪学生处分文件（学生处发文的由学生处整理移交至档案馆；教务处发文的由教务处整理移交至档案馆，依据文号编制移交清单，须注明每个文号移交份数。）

（9）学生诚信档案（由学生处整理后交档案馆）

（10）就业、择业通知书附件（由招生就业处整理后交档案馆）

（11）教师资格证审批表（由教务处整理后交档案馆）

三、 整理移交注意事项

1、各类毕业生装档材料移交时，每班附移交清单一份（班级名单，按照学生学号排序）（清单见附件：毕业生装档材料移交表）； 清单中所列各类装档材料，1件填写“1”，2件填写“2”，未交档案材注明“未交”；所附清单最后一行合计应分别填写实交各类档案材料件数。

2、各学院移交的毕业生装档材料由各学院审核、装入。移交装档工作由各院系专人负责，各院可抽调部分学生干部协助分装本学院档案。毕业生档案材料全部移交后，经档案馆审核密封后寄发至学校招生就业处派遣册注明的毕业生派遣所在地。

3、为准确邮寄毕业生档案，请各学院将已签就业协议学生的档案邮寄地址核实后交至学校档案馆二楼王老师处（要求注明：毕业生姓名、班级、学号、档案接收单位详细地址：##省##市##区##号 、单位名称、邮编、档案接收单位联系电话）

四、毕业生档案转递去向原则

2011年毕业生档案全部依据学校招生就业处派遣册注明的就业生就业单位及择业生生源地进行档案转递，原则上不予办理档案馆暂时托管。

（1）已签订就业协议单位的毕业生档案由档案馆发往就业单位（各学院做好已就业学生档案接收单位情况登记：档案接收单位详细地址（省、市、区）、邮编、接收单位联系电话，统一整理后交档案馆）；

（2）择业毕业生档案由档案馆发往生源地人事局（发至地、市级）；

（3）考取研究生的毕业生档案将毕业证复印件、研究生录取学校的调档函原件于2011年6月20日前交到档案馆二楼王老师处登记后由档案馆统一寄发至各研究生院。请学生核实调档函上注明档案接收单位详细地址（省、市、区、邮编、接收单位联系电话），并在调档函上注明所在院系、班级、姓名及学号末尾2位号码；

（4）专升本的毕业生档案由档案馆统一寄发；专升本至本校的毕业生不提取个人档案，由档案馆转入本科班级；

（5）因特殊原因委托档案馆暂时保管档案的毕业生由本人书面申请?-?--班主任签名担保---所在院系确认---档案馆领导批复后登记办理（如需要提取个人档案，请于2011年9月后，凭接收单位调档函、本人身份证、毕业证办理提档）。

（6）凡未领取毕业证的学生档案暂由学校档案馆保管，待领取毕业证后到学校档案馆办理档案提取事宜（凭接收单位调档函、均需提供本人身份证、毕业证复印件办理提档，结业学生补考过后还需提供经学院及教务处盖章的成绩单2份）。

（7）毕业生档案去向查询：

请毕业生依据就、择业通知书上的地址查找个人档案；择业生档案一般寄发至地、市级人事局（如西固区、城关区等统一寄发至兰州市人事局）。

网上查询：兰州城市学院校园网——档案馆——毕业生档案查询（2007届以后的毕业生均可在网上查询本人档案去向）。

五、关于2011届毕业班合影照片收集的相关事宜

1、2011届毕业生个人照片收集：以班为单位收集2011届毕业生的个人2

寸毕业证照片1张（照片背面须注明学号、姓名、身份证号；各班附班级名单，按照学院、班级、学号排序）

2、2011届毕业班毕业合影照的收集：以班为单位的全班合影照片；尺寸

为10寸，归档照片不过塑；附名单一份(名单制作具体见附表三)

注：以上各项如有不明事宜，请与档案馆2楼王老师联系

联系电话：7601079

兰州城市学院档案馆

二〇一一年六月七日