兰州城市学院档案管理暂行办法

第一章 总 则

第一条 为加强我院档案的管理和收集、整理、保护、利用工作，逐步实行我院档案工作标准化、规范化，不断提高科学管理水平，更有效地为学院各项工作提供优质服务，依据《中华人民共和国档案法》和《普通高等学校档案管理办法》的规定，并结合我院实际，特制定

本办法。

第二条 我院档案是指学院过去、现在和将来从事教学、科研、党政管理以及其他各项活动中直接形成的，对学院和社会具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。

第三条 学院档案记录和反映了学院建立、建设与发展的历史过程，是提高学校管理水平，为教学、科研服务的重要条件，是反映和维护学院历史真实面貌的一项重要工作，是办好学院的重要基础工作之一，是评估学院教学工作质量，评价科研成果，考核教师、专业人员，衡量学院管理水平以及编写校史等的重要依据，具有十分重要的凭证作用和参考作用。

第二章 档案管理体制和机构

第四条 学院档案工作由主管院长领导。院档案馆既是学院档案工作的职能管理部门，同时又是负责永久保存和提供利用本院档案的科学文化事业机构，其业务上接受上级档案行政管理部门的领导、监督和检查。

第五条 根据国家教委“六号令”精神，我院档案实行两级管理，学院各部、处、院、系、所单位的档案工作，由一名负责人分管，并纳入单位的工作计划。各单位应配备一名专职或兼职档案员统一负责本单位档案的收集、整理和移交工作。

第六条 学院设立档案工作委员会，领导、协调、检查全院档案工作。 一、院档案工作委员会的人员组成为： 学院领导任主任委员，设副主任委员若干名，委员由有关学院所属机构负责人担任。 二、院档案工作委员会的主要职能是：1.贯彻执行国家关于档案工作的政策

法规，制定全院档案工作规划； 2.审定学院档案工作各项规章制度；3.研究并决定学院档案工作的重大事项； 4.协调各部门档案工作“四同步”（即布置、检查、总结、验收各项工作时，要同时布置、检查、总结、验收档案工作）的关系，确保档案工作与学院其他工作同步发展； 5.对各部门档案工作进行监督、检查与考核。 第七条 学院档案馆是档案工作委员会的常设机构，也是学院档案工作的职能管理部门，负责永久保存和提供利用本院档案。

第三章 档案工作人员和经费

第八条 档案工作人员必须坚持四项基本原则，认真执行党和国家的方针政策，热爱档案事业，忠于职守，遵守纪律，具备档案业务知识和一定的科学文化知识。档案工作人员（包括专职档案工作人员和以档案工作为主的兼职人员）属档案专业技术人员，按《档案专业人员职务试行条例》，实行专业技术职务聘任制。档案工作人员应保持相对稳定。 

第九条 档案馆工作经费，应单独立项，列入学院预算。学院各职能部门应对用于保存本部门归档文件所需的档案装具等设备在经费中给予支持。

第四章 档案馆的基本任务

第十条 院档案馆的基本任务：（一）贯彻执行国家关于档案工作的法令、政策和规定，规划全院档案工作。（二）完成学院档案工作委员会交办的各项任务，制订本院档案工作的规章制度，并负责监督、指导和检查执行情况。 （三）参加学院档案信息工作整体化建设，编制检索工具，开展档案编研工作，多途径、多形式地开发档案信息资源，做好计算机、光盘辅助管理档案工作。 （四）负责建立、健全学院档案工作网络，做好学院所属机构的立卷归档指导和档案分室的业务指导工作；负责对全院专（兼）职档案员进行档案业务培训。（五）指导和协助各院系、各单位做好各类档案的收集、征集和整理组卷工作；负责接收各院系、各单位整理组卷完毕的档案，并进行科学管理（整理、分类、保管、鉴定、统计）和提供利用工作。（六）保守档案秘密，确保档案实体安全，维护档案的完整、准确、系统性。做好“防火、防盗、防虫、防鼠、防强光及温湿度控制”等档案实体的保护工作，最大限度地延长档案寿命。 （七）开展档案的编研工作，多途径、多形式地开发档案信息资源，为教学、科研、管理和校史编写等各项工作提供服务。（八）开展档案学理论和档案工作实践研究，积极参加各种档案学术交流活动；开展档案学术研究和交流活动，努力提高档案人员的素质和档案工作水平。 （九）积极开展档案宣传工作，不断提高全院师生员工的档案法制意识。（十）围绕学院中心工作，完成院领导交办的其他任务。

第五章 文件材料的归档、移交和接收工作

第十一条 建立、健全文件材料的立卷归档制度。各类文件材料由形成部门按院档案馆制定的立卷归档办法进行整理、立卷，并定期向校档案馆移交。各单位不得以任何借口不交，或将档案资料据为己有。（各类档案的立卷归档办法将分别另文规定。）

第十二条 各院系、各部门应做到各项工作于档案工作实行“四同步”管理，即布置、检查、总结、验收各项工作时，要同时布置、检查、总结、验收档案工作。 

第十三条 学院所属机构分管档案工作的负责人，应将涉及相应范围的文件材料归档工作列入自己的职责范围，督促检查本部门专（兼）职档案员做到每项重要的教学、科研、党政管理等工作都有完整、准确、系统的文件材料归档保存。 

第十四 条我院实行文件材料形成部门立卷制度。由立卷人按文件材料的自然形成规律，加以系统整理组卷，编排页号或件号，填写卷内目录，交本部门档案工作人员检查后向院档案馆移交。院档案馆应派人指导立卷工作。 

第十五条 各类文件材料的归档范围和保管期限，按《兰州城市学院档案管理实施细则》执行。

第十六条 个人在其从事教学、科研、党政管理等职务活动中形成的各种载体的文件材料，必须按照规定向档案部门移交，集中管理，任何个人不得据为己有。

第十七条 个人在其非职务活动中形成的各种载体形式的文件材料，档案馆可通过征集、代管等多种形式进行管理。对个人向档案馆捐赠有价值档案的，学院予以奖励。

第六章 档案的管理和利用

第十八条 档案馆根据《高等学校档案实体分类法》对馆藏档案进行分类、编号、排列上架、编制检索工具。根据档案的保密程度，确定不同的利用范围，建立档案借阅和审批制度。做好档案的利用效果登记。

第十九条 档案馆要注意研究、改进档案保护技术，及时修补、修复残破档案。要建立和健全库房管理制度，落实防火、防盗、防虫、温度湿度控制等安全措施，确保档案安全。 

第二十条 档案馆应建立档案统计，检查制度，定期对档案案卷数量、档案进出及保管利用情况进行检查和统计。 

第二十一条 档案馆要定期做好档案鉴定工作，

并组织熟悉有关专业的人员和档案人员参加鉴定。凡需销毁的档案，应征得有关部门的同意，并造具清册，报主管校长审批。销毁档案时，应指定专人监销，校保卫、保密部门要派人参加。 

第二十二条 档案馆应会同有关部门定期进行档案密级审查，根据具体情况及时调整密级。 

第二十三条 档案馆工作人员要熟悉馆藏，主动提供利用，当好学院领导、有关部门的参谋和助手。积极发挥档案的信息功能，提高档案利用率，制订档案借阅和复制制度，设立阅览室，为利用者提供方便。

第二十四条 档案馆按照《中华人民共和国档案法》的规定，向全院以至社会开放属于开放范围的档案。

第二十五条 院内各部门凡需利用馆藏档案者，均应按规定办理审批或利用登记手续。对校外单位和个人利用本校档案的，应按规定收取费用。档案馆应定期检查外借档案的归还情况，如发现损坏或丢失，当事者要写出书面报告，

报请学校处理。档案的复制一般应由档案馆负责办理；未经学校授权或上级主管机关批准，任何组织和个人无权公布档案；馆藏档案属于下列情况之一者不宜开放：涉及国家机密的；涉及专利或技术秘密的；涉及个人隐私的；档案形成部门规定限制利用的。

第七章 考核与奖罚

第二十六条 学院建立档案工作检查、考核、评估制度。院档案工作委员会不定期地对各部门的档案工作组织考评，对做出成绩的先进单位和个人给予奖励。

第二十七条 对违反《中华人民共和国档案法》并有下列行为之一的，要按照规定给予当事者以通报批评直至行政处分，构成犯罪的移交司法部门处理：一、损毁、丢失属于学院所有的档案的； 二、涂改、伪造档案的； 三、擅自出卖或者转让档案的； 四、倒卖档案牟利或者将档案卖给、赠送给外国人的； 五、不按规定归档或者不按期移交档案的； 七、明知所保存的档案面临危险而不采取措施、造成档案损失的； 八、档案工作人员玩忽职守，造成档案损失的。

第八章 附 则 

第二十八条 档案馆可根据本办法制订实施细则。 

第二十九条 本办法自颁布之日起施行。