兰州城市学院档案管理工作规程

（修订稿）

前 言

兰州城市学院档案管理工作是学院建设和历史发展过程的记录，是反映和维护学院真实历史面貌的一项重要工作，同时也是体现学院管理工作科学化、标准化、规范化的重要组成部分。根据《中华人民共和国档案法》、《高等学校档案管理办法》（2008年9月1日起实施，教育部令第27号）、《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规

定》（2006年9月19日国家档案局局务会议审议通过，国家档案局令第8号）、中华人民共和国档案行业标准DA/T22——2000《归档文件整理规则》、国家教委办公厅《高等学校档案实体分类法与高等学校档案工作规范》及《兰州城市学院档案管理暂行办法》（兰州城市学院发[2006] 186号），对我院档案管理有关工作规程予以修订。

2009年5月

兰州城市学院档案材料立卷归档办法（修订稿）

根据《高等学校档案管理办法》（教育部2008年第27号令）、《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》（国家档案局2006

年第8号令）及有关文件规定结合我院实际，特制定本办法：

第一条 兰州城市学院档案，是指我院从事招生、教学、科研、管理等活动直接形成的对学生、学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录。

第二条 纸质档案材料和电子档案材料要求同步归档。文件材料的归档范围是：

（一）党群类：主要包括高等学校党委、工会、团委、民主党派等组织的各种会议文件、会议记录及纪要；各党群部门的工作计划、总结；上级机关与学校关于党群管理的文件材料。

（二）行政类：主要包括高等学校行政工作的各种会议文件、会议纪录及纪要；上级机关与学校关于人事管理、行政管理的材料。

（三）学生类：主要包括高等学校培养的学历教育学生的高中档案、入学登记表、体检表、学籍档案、奖惩记录、党团组织档案、毕业生登记表等。

（四）教学类：主要包括反映教学管理、教学实践和教学研究等活动的文件材料。按原国家教委、国家档案局发布的《高等学校教学文件材料归档范围》（（87）教办字016号）的相关规定执行。

（五）科研类：按原国家科委、国家档案局发布的《科学技术研究档案管理暂行规定》（国档发〔1987〕6号）执行。

（六）基本建设类：按国家档案局、原国家计委发布的《基本建设项目档案资料管理暂行规定》（国档发〔1988〕4号）执行。

（七）仪器设备类：主要包括各种国产和国外引进的精密、贵重、稀缺仪器设备（价值在10万元以上）的全套随机技术文件以及在接收、使用、维修和改进工作中产生的文件材料。

（八）产品生产类：主要包括高等学校在产学研过程中形成的文件材料、样品或者样品照片、录像等。

（九）出版物类：主要包括高等学校自行编辑出版的学报、其他学术刊物及本校出版社出版物的审稿单、原稿、样书及出版发行记录等。

（十）外事类：主要包括学校派遣有关人员出席国际会议、出国考察、讲学、合作研究、学习进修的材料；学校聘请的境外专家、教师在教学、科研等活动中形成的材料；学校开展校际交流、中外合作办学、境外办学及管理外国或者港澳台地区专家、教师、国际学生、港澳台学生等的材料；学校授予境外人士名誉职务、学位、称号等的材料。

（十一）财会类：按财政部、国家档案局发布的《会计档案管理办法》（财会字〔1998〕32号）执行。

（十二）声像类：主要包括学校各类重大活动中产生的照（胶）片（数码照片）、录像（录音）带等各种载体形式的材料。

第三条 兰州城市学院实行档案材料形成单位、课题组立卷的归档制度。

学校各部门负责档案工作的人员应当按照归档要求，组织本部门的教学、科研和管理等人员及时整理档案和立卷。立卷人应当按照纸质文件材料和电子文件材料的自然形成规律，对文件材料系统整理组卷，编制页号或者件号，制作卷内目录，交本部门负责档案工作的人员检查合格后向高校档案机构移交。

第四条 归档的档案材料应当质地优良，书绘工整，声像清晰，符合有关规范和标准的要求。电子文件的归档要求按照国家档案局发布的《电子公文归档管理暂行办法》以及《电子文件归档与管理规范》（GB/T 18894-2002）执行。

第五条 兰州城市学院档案材料归档时间为：

（一）学校各部门应当在次学年6月底前归档；

（二）各院系等应当在次学年寒假前归档；

（三）科研类档案应当在项目完成后两个月内归档，基建类档案应当在项目完成后三个月内归档。

第六条 兰州城市学院档案馆应当对档案进行整理、分类、鉴定和编号。

第七条 兰州城市学院档案馆应当按照国家档案局《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》，确定档案材料的保管期限。对保管期限已满、已失去保存价值的档案，经有关部门鉴定并登记造册报校长批准后，予以销毁。未经鉴定和批准，不得销毁任何档案。

第八条 凡属学校归档范围的文件材料，必须按有关规定向本机关负责档案工作的部门移交，实行集中统一管理，任何个人不得据为己有或拒绝归档。

第九条 机关文书档案的保管期限定为永久、定期两种。定期一般分为30年、10年。

第十条 永久保管的文书档案主要包括：

（一）本院制定的法规政策性文件材料；

（二）本院召开重要会议、举办重大活动等形成的主要文件材料；

（三）本院职能活动中形成的重要业务文件材料；

（四）本院关于重要问题的请示与上级机关的批复、批示，重要的报告、总结、综合统计报表等；

（五）本院机构演变、人事任免等文件材料；

（六）本院房屋买卖、土地征用，重要的合同协议、资产登记等凭证性文件材料；

（七）上级机关制发的属于本机关主管业务的重要文件材料；

（八）同级机关、下级机关关于重要业务问题的来函、请示与本机关的复函、批复等文件材料。

第十一条定期保管的文书档案主要包括：

（一）本院职能活动中形成的一般性业务文件材料；

（二）本院召开会议、举办活动等形成的一般性文件材料；

（三）本院人事管理工作形成的一般性文件材料；

（四）本院一般性事务管理文件材料；

（五）本院关于一般性问题的请示与上级机关的批复、批示，一般性工作报告、总结、统计报表等；

（六）上级机关制发的属于本机关主管业务的一般性文件材料；

（七）上级机关和同级机关制发的非本机关主管业务但要贯彻执行的文件材料；

（八）同级机关、下级机关关于一般性业务问题的来函、请示与本机关的复函、批复等文件材料；

（九）下级机关报送的年度或年度以上计划、总结、统计、重要专题报告等文件材料。

第十二条 学院形成的人事、基建、会计及其他专门文件材料的归档范围和档案保管期限，按国家有关规定执行。

第十三条 学院对应归档电子文件的元数据、背景信息等要进行相应归档。

学院应归档纸质文件材料中，有文件发文稿纸、文件处理单的，应与文件正本、定稿一并归档。

第十四条 学院联合召开会议、联合行文所形成的文件材料原件由主办机关归档，其他机关将相应的复制件或其他形式的副本归档。

第十五条 兰州城市学院根据本规定，结合本院职能和各部门工作实际，编制本院的文件材料归档范围和文书档案保管期限

表，经省档案局业务指导处审查同意后执行。

第十六条机关文件材料不归档范围是：

（一）上级机关的文件材料中，普发性不需本机关办理的文件材料，任免、奖惩非本机关工作人员的文件材料，供工作参考的抄件等；

（二）本机关文件材料中的重份文件，无查考利用价值的事务性、临时性文件，一般性文件的历次修改稿、各次校对稿，无特殊保存价值的信封，不需办理的一般性人民来信、电话记录，机关内部互相抄送的文件材料，本机关负责人兼任外单位职务形成的与本机关无关的文件材料，有关工作参考的文件材料；

（三）同级机关的文件材料中，不需贯彻执行的文件材料，不需办理的抄送文件材料；

（四）下级机关的文件材料中，供参阅的简报、情况反映，抄报或越级抄报的文件材料。

第十七条 院档案馆负责对各单位的专职或兼职的文书档案工作人员定期进行业务培训，加强经常性的业务指导。

第十八条 本办法从公布之日起执行。

附件二

兰州城市学院归档文件整理细则（讨论稿）

1 总则

1.1为了适应档案管理现代化的需要，规范归档文件的整理办法，提高工作效率，根据中华人民共和国档案行业标准DA/T22——2000《归档文件整理规则》、国家教委办公厅《高等学校档案实体分类法与高等学校档案工作规范》，结合本院实际情况，制定《兰州城市学院归档文件整理细则》（以下简称细则）。

1.2范围

本《细则》适用于全院各部、处室、团委、工会、系、馆、所和院各单位、公司等组织。

1.3归档文件

立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档案保存的各种纸质文件材料，包括电子文件、电子档案数据材料。

2 整理原则及质量要求

2.1归档文件整理应遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。

2.2归档文件应齐全、完整、准确。已破损的文件应予修整，字迹模糊或易褪变的文件应予复制。

2.3整理归档文件所使用的书写材料、纸张、装订材料等应符合档案保护要求。

3 整理方法

3.1装订

归档文件应按件用档案专用装订夹装订。装订时以“件”为单位，一般以每份文件为一件。正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；转发文在前，被转发文在后；来文与复文作为一件复文在前，来文在后。

3.2分类

归档文件采用年度——机构（问题）——保管期限进行分类。

3.2.1按年度分类

将文件按其形成年度分类。

3.2.2按机构（问题）分类

将文件按其内容涉及到的机构（问题）分类。

以《高等学校档案实体分类法与高等学校档案工作规范》为依据，按文件内容涉及到的问题分类。

3.3排列

归档文件应在分类方案的最低一级类目内，按事由结合时间、重要程度等排列。

会议文件、统计报表等成套性文件可集中排列。

3.4编号

3.4.1年度：文件形成年度，以四位阿拉伯数字标注公元纪年，如1998。

3.4.2机构（问题）：作为分类方案类目的机构（问题）名称或规范化简称。参照《高等学校档案实体分类法与高等学校档案工作规范》。

3.5编目

3.5.1.归档文件应逐件编目。归档文件目录设置件号、责任者、文号、题名、日期、页数、备注等项目（见图1）。

3.5.1.1件号：文件的排列顺序号。

3.5.1.2责任者：制发文件的组织或个人，即文件的发文机关或署名者。

3.5.1.3文号：文件的发文字号。

3.5.1.4题名：文件标题。没有标题或标题不规范的，可自拟标题，外加“[]”号。

3.5.1.5日期：文件的形成时间，以8位阿拉伯数字标注年月日，如19990909。

3.5.1.6页数：每一件归档文件的页数。文件中有图文的页面为一页。

3.5.1.7备注：注释文件需说明的情况。

3.5.2归档文件目录用纸幅面尺寸采用国际标准A4型（长×宽为297mm×210mm）。

3.5.3归档文件目录应装订成册并编制封面。归档文件目录封面可以视需要设置全宗名称、年度、机构（问题）。

3.6装盒

将归档文件按件号顺序装入档案盒，并填写档案盒封面、盒脊及备考表项目。

3.6.1档案盒

3.6.1.1档案盒封面应标明全宗名称。档案盒的外形尺寸为310mm×220mm（长×宽），盒脊厚度可以根据需要设置为20mm、30mm、40mm等。

3.6.1.2档案盒应采用无酸纸制作。

3.6.2备考表

备考表置于盒内文件之后，项目包括盒内文件情况说明、整理人、检查人和日期（见图2）。

3.6.2.1盒内文件情况说明：填写盒内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况。

3.6.2.2整理人：负责整理归档文件的人员姓名。

3.6.2.3检查人：负责检查归档文件整理质量的人员姓名。

3.6.2.4日期：归档文件整理完毕的日期。

3.6.2.5档案移交（接收）要逐件填写清单及登记表（见图3—5）。

（图1）

归档文件目录

件号	责任者	文号	题名	日期	页数	备注
11mm	18mm	22mm	89mm	11mm	7mm	15mm

注：1、”日期”项可分上下两行填写，即年份在上，月、日在下；

2、采用国际标准A4纸型，即长*宽=（297 mm *210 mm）；

3、左边距24 mm，右边距13 mm

（图2）

兰州城市学院档案备考表 盒内文件情况说明 本盒内档案共计 件。 整理及保管情况： 1.□ 完 整 2.□ 有缺损 缺损情况说明: 3.□ 有复印件 复印件件号: 原因: 4.□ 有补归 补归件号: 补归时间: 5.□ 有移出 移出去向: 6.□ 有销毁 销毁件号: 销毁时间: 归档单位整理人: 归档单位检查人: 档案馆接收 人: 年 月 日 注:《备考表》由档案馆统一定制

注：（图1、2、3）表均用A4纸制。

（图3）

兰州城市学院档案移交（接收）清单

件号	责任者	文号	题名	日期	页数	备注
注：移交文件目录使用A4纸，上下边距各1.8cm，左右边距各2cm，上装订1cm，内容用宋体5号字，件号按照流水号排列。移交文件时一式两份，同时移交电子文件。

（图4）

兰州城市学院档案移交（接收）登记表

序 号	移交（接收）内容		所属年度	移交（接收） 档案起止文号	移交（接收）档案缺失文号	移交（接收） 档案数量（件）	备 注
1	上级来文			—		共 件 附清单 页
2	院党委发文			—		共 件 附清单 页
3	院党办发文			—		共 件 附清单 页
4	学院发文			—		共 件 附清单 页
5	院办发文			—		共 件 附清单 页
6	其他档案资料					共 件 附清单 页
7						共 件 附清单 页
合计		移交档案共件，附清单页。

移交人（签字）：接收人（签字）：

移交单位盖章 接收单位盖章

移交日期： 接收日期：

（图5）

兰州城市学院档案移交（接收）登记表

序 号	移交（接收）内容		所属年度	移交（接收） 档案起止文号	移交（接收）档案缺失文号	移交（接收） 档案数量（件）	备 注
1				—		共 件 附清单 页
2				—		共 件 附清单 页
3				—		共 件 附清单 页
4				—		共 件 附清单 页
5				—		共 件 附清单 页
6						共 件 附清单 页
7						共 件 附清单 页
8						共 件 附清单 页
合计		移交档案共件，附清单页。

移交人（签字）：接收人（签字）：

移交单位盖章 接收单位盖章

移交日期： 接收日期：