关于新生档案移交档案馆的有关事项

各院系：

新生入学报到工作现已基本结束后，请各院系将所收到的新生档案按期移交学院档案馆。

具体如下：

1. 新生档案以院系为单位，由各院系以教学班分类后移交学校档案馆；

2. 各班级学生个人档案按照以下要求整理：

1. 新生档案移交时，由移交单位填写移交表两份，并附各班班级学生名单两份（其中一份学生名附在班级档案上面）学生名单和档案按照学生学号排序。（见附表）；

2. 在学生档案袋右上角注明院系、班级及学号最后两位号码；

3. 所附班级学生名单中，未交档案的学生在“档案接收情况”一栏注明“未交”；

4. 所附班级学生名单后注明应交档案件数和实交档案件数；

3. 接收档案时按照移交表和班级学生名单的顺序清点复核，复核清楚后签字、验收、入库（移交表见附表）；

4. 接收学生档案时要注意档案袋的开封情况，一般保持封口的密封完好，特殊情况已开封的档案移交时要出具单位盖章的情况说明，清点核实后归档。